راهنمای چهار مرحله ای برای مدیریت بهتر سرمایه در گردش در شرکتهای خرد و کوچک

در پی بحران مالی ، شرکتهای خرد و کوچک (MSE) کمتر به آن اعتماد می کنند و کمتر به دنبال مالی بانکی هستند. براساس شواهد نظرسنجی اروپا ، مصرف وام بانکی توسط شرکت های کوچک و متوسط اتحادیه اروپا (MSME) از 44 درصد در سال 2005 به 18 درصد در سال 2016 سقوط کرد. به همین ترتیب ، مصرف اضافه برداشت بانکی از 50 درصد در سال 2005 به 37 درصد کاهش یافت. 2016 (ایمن ، 2005 ، 2016) [1]. این تغییر از امور مالی بانکی تمرکز بیشتری بر مدیریت کارآمد سرمایه در گردش در مشاغل دارد. در اینجا ما یک راهنمای چهار مرحله ای برای مدیریت سرمایه در گردش شما ، بر اساس نظرسنجی از شیوه های مورد استفاده در MSME در ایرلند ارائه می دهیم. [2]

مدیریت سرمایه در گردش چیست؟

مدیریت سرمایه در گردش تصمیم گیری در مورد استفاده از تأمین مالی کوتاه مدت و همچنین برنامه ریزی و کنترل سرمایه در گردش در یک تجارت است. از دیدگاه حسابداری ، شامل مدیریت درآمدها ، هزینه ها و موجودی ها است. اندازه گیری کارآیی مدیریت سرمایه در گردش ، طول چرخه تبدیل نقدی است که شکل 1 نشان می دهد.

چرخه تبدیل پول نقد ، مدت زمان بین شروع فرآیند تولید را نشان می دهد ، هنگامی که پول نقد یک تجارت را ترک می کند و فروش محصول نهایی ، هنگامی که پول نقد به تجارت باز می گردد (موجودی روزها + روزهای دریافتنی - روزهای قابل پرداخت). هرچه سه عنصر (مطالبات قابل پرداخت ، بازرگانی و موجودی) بهتر مدیریت شوند ، تجارت در تولید جریان نقدی کارآمدتر است.

به عنوان مثال ، این شرکت به طور متوسط 73 روز از خرید مواد اولیه طول می کشد تا اینکه کالاهای نهایی را با اعتبار به مشتری خود بفروشد. توجه داشته باشید ، این دوره شامل فرایند تولید و همچنین مدت زمانی است که محصول نهایی قبل از فروش در آن نشسته است. پس از فروش ، این شرکت به طور متوسط 37 روز دیگر منتظر می ماند تا پرداخت مشتریان خود را جمع کند. بنابراین ، از دریافت مواد اولیه (روز اول) تا زمانی که شرکت مبلغی را برای فروش کالاهای نهایی دریافت کند ، در مجموع (73 + 37) 110 روز طول می کشد که به چرخه عملیاتی شرکت معروف است.

شکل 1: چرخه تبدیل نقدی

منبع اقتباس از Brigham ، E. F. ، and J. ، F. Houston (2010) اصول مالی. نسخه دوازدهم ، یادگیری Cengage در جنوب غربی.

برای تأمین مالی این چرخه ، این شرکت به طور متوسط 53 روز اعتبار تجاری از تأمین کنندگان خود دریافت می کند. شکاف باقیمانده 57 روز ، که زمان بین شرکت پرداخت مواد اولیه و سپس گرفتن پول از مشتریان خود است ، به عنوان دوره تبدیل پول نقد شناخته می شود. این احتمالاً با استفاده از اضافه برداشت شرکت تأمین می شود و بنابراین هرچه چرخه تبدیل پول طولانی تر باشد ، از نظر هزینه های تأمین مالی برای شرکت گران تر است.

برای مدیران مالک "زمان بندی" در مدیریت سرمایه در گردش بسیار مهم است. در اصل ، در حالی که آنها منتظر پرداخت مشتری هستند ، تجارت همچنان به فعالیت خود ادامه می دهد و صاحبان باید به تأمین کنندگان خود بپردازند. شکاف در زمان پول نقد به این معنی است که مالک باید توافق نامه اضافه برداشت را در محل خود داشته باشد یا از منابع جایگزین مانند پس انداز شخصی و/یا کارتهای اعتباری شخصی برای برآورده کردن کمبود استفاده کند. هزینه مالی از نظر تخلیه پول نقد و هزینه شخصی از نظر زمان و استرس در یافتن منابع جایگزین وجود دارد.

مدیران مالک می توانند از چندین استراتژی برای کاهش هزینه های درگیر استفاده کنند. در صورتی که هزینه تخفیف کمتر از هزینه تأمین مالی کمبود در هنگام انتظار برای دریافت پرداخت باشد ، ارائه تخفیف به مشتریان برای پرداخت زود هنگام می تواند سودمند باشد. این بدان معناست که دانستن چقدر پول نقد در هر مقطع زمانی و چگونگی بهبود موقعیت نقدی است. شکل 2 یک راهنمای چهار مرحله ای را برای صاحبان مؤلفه های اصلی مدیریت سرمایه در گردش و روش های بهبود آن ارائه می دهد.

شکل 2: راهنمای چهار مرحله ای برای مدیریت سرمایه در گردش

مرحله 1: تهیه بودجه نقدی ماهانه

تهیه بودجه نقدی ماهانه شامل درک زمان حرکت پول در داخل و خارج از تجارت است و به شناسایی زمان نیاز به پول نقد کمک می کند. در این بودجه ، فروش در ماه دریافت پرداخت ثبت می شود و نه ماه فروش. حوادث به همین ترتیب در ماه ذکر شده است که پول از تجارت خارج می شود. این موارد می تواند شامل خریدها (در صورت پرداخت هزینه) ، نور و گرما ، اینترنت ، دستمزد ، بیمه و سایر هزینه ها باشد.

سپس کل هزینه ها از کل درآمد برای ارائه جریان نقدی خالص کم می شود و تراز بازوی نقدی به جریان نقدی خالص اضافه می شود. این تعادل نقدی بسته شده را می دهد ، که تعادل افتتاح ماه آینده می شود.

پردازش پرداخت ها از این طریق به مدیر مالک این امکان را می دهد تا تأثیر تغییر زمان هزینه ها یا زمان دریافت پول نقد و چگونگی تأثیر آن بر موقعیت کلی پول ماهانه را بررسی کند.

سه مرحله باقیمانده شامل بهبود تعادل نقدی بسته است.

جدول 1: نمونه ای از بودجه نقدی ساده

مرحله 2: مدیریت موجودی مطالبات تجاری

مدیریت مطالبات تجاری از اهمیت ویژه ای برخوردار است. اگر مدیر مالک از مشتریان پول بگیرد ، می تواند از وام گرفتن یا پوشش هرگونه کمبود با پول خود خودداری کند. اگر تجارت به مشتریان اعتبار بدهد ، باید در اسرع وقت پرداخت را جمع آوری کند. نکاتی برای سرعت بخشیدن به این فرآیند عبارتند از: صدور فاکتورها به سرعت ، تخفیف برای پرداخت زودهنگام و پیروی از مبالغ معوق. فاکتورسازی و تخفیف فاکتور دو گزینه دیگر برای دریافت سریع پول بر اساس دریافتنی های تجاری است. فاکتورسازی به شرح زیر است. پس از صدور فاکتور به مشتری ، نسخه ای از فاکتور به شرکت تأمین مالی ارسال می شود که حداکثر 90 ٪ از ارزش فاکتور را منتشر می کند. شرکت تأمین مالی پرداخت را تعقیب می کند و پس از دریافت پرداخت ، تعادل بدهکار به مشاغل منهای هزینه فاکتورسازی را پرداخت می کند. تخفیف فاکتور به طور مشابه عمل می کند ، به جز خود مشاغل ، پرداخت پرداخت نه شرکت تأمین مالی. این سرویس ها هزینه مالی را متحمل می شوند که باید در برابر مزایا وزن شود. پیش از این ، فاکتورسازی و تخفیف فاکتور فقط در دسترس شرکت های بزرگ بود اما ارائه دهندگان جدید مانند خدمات مالی Bibby باعث می شوند که آنها را برای همه مشاغل قابل ارزیابی تر کنند. فاکتورسازی و تخفیف فاکتور می تواند پول نقد مورد نیاز زیادی را فراهم کند و در حالی که با هزینه ممکن است ارزش آن را برای مشاغل به جای امور مالی بانکی داشته باشد.

مرحله 3: مدیریت قابل پرداخت

این شامل مدیریت زمان پولی است که به تأمین کنندگان پرداخت می شود. اگر یک مدیر مالک بتواند اعتبار خود را بدست آورد ، می تواند از این تأخیر در پرداخت به عنوان منبع مالی برای تجارت استفاده کند و از امور مالی بانکی خارجی جلوگیری کند. حفظ روابط خوب با تأمین کنندگان این امر را تضمین می کند.

مرحله 4: مدیریت موجودی

این شامل بررسی چگونگی سرعت یک تجارت موجودی خود است. اگر یک تجارت بیش از حد موجودی داشته باشد ، پول را به دست می آورد و علاوه بر این ، منسوخ شدن را به خطر می اندازد. اگر این موجودی بیش از حد کمی داشته باشد ، خطرناک نیست که قادر به انجام فروش در صورت بروز آنها باشد. باید تعادل جستجو شود. با مراحل پیگیری ، 2 ، 3 و 4 ، یک تجارت می تواند بیشتر به منابع داخلی و کمتر به امور مالی بانک خارجی اعتماد کند.

بودجه نقدی - برخی از برنامه های مفید و مشاوره برای صاحبان

آموزش مدیران برای درک اهمیت مدیریت سرمایه در گردش ضروری است و بودجه نقدی یک نقطه شروع عالی است. مشاغل خرد از انعطاف پذیری کمتری برخوردار هستند که مشاغل بیشتری در تأمین مالی خارج از امور مالی دارند و باید بدانند که چگونه می توانند استفاده از منابع خود را به حداکثر برسانند. فناوری می تواند کمک کند و برنامه هایی برای بودجه بندی شخصی مانند عاشق پول و بودجه های تجاری مانند موج وجود دارد. و همچنین در مدیریت سرمایه در گردش کارآمد ، مدیران مالک باید در بررسی و کاهش هزینه ها باهوش باشند. صاحبان مشاغل جدید ، به ویژه ، باید فضای اداری را با مشاغل مکمل ، به عنوان مثال ، آرایشگر و یک متخصص زیبایی ، پزشک و دندانپزشک ، حسابدار و یک وکیل در نظر بگیرند. این کاهش هزینه های مدیریت و خدمات منشی را کاهش می دهد. مزایای اضافی شامل فرصت هایی برای مراجعه به مشتریان متقاطع و ارائه خدمات مکمل است. پیوستن به گروه های شبکه ای مانند شبکه تجاری بین المللی می تواند به صاحبان کمک کند تا از سایر صاحبان مشاغل پشتیبانی کنند ، ایده های خود را به اشتراک بگذارند و تجارت ایجاد کنند. مطمئناً ممکن است زمانی فرا برسد که مدیر مالک برای تأمین بودجه سرمایه در گردش ، وام بگیرد تا از فرصت های رشد استفاده کند. با این وجود ، پیام اصلی این است که برای کاهش اعتماد به بودجه خارجی برای سرمایه در گردش ، مالک باید منابع داخلی را به طور مؤثر مدیریت کند.