در حالی که ممکن است گزارش های بسیار کوتاه تر و گاه به گاه تر بنویسید ، مفید است که به جزئیات کمی در مورد گزارش های رسمی بپردازید. گزارش های رسمی مدولار است ، به این معنی که قطعات زیادی دارند. بیشتر اعضای مخاطب هر قطعه را نمی خوانند ، بنابراین این قطعات باید به تنهایی بایستند. این بدان معنی است که شما اغلب خود را تکرار خواهید کرد. اشکالی نداردمخاطبان شما باید بتوانند دقیقاً آنچه را که نیاز دارند در یک بخش خاص پیدا کنند ، حتی اگر این اطلاعات در جای دیگر تکرار شده باشد.

اگرچه کپی و چسباندن بین بخش ها خوب است ، به احتمال زیاد باید کار خود را ویرایش کنید تا اطمینان حاصل کنید که لحن ، سطح جزئیات و سازمان نیازهای آن بخش را برآورده می کند. به عنوان مثال ، خلاصه اجرایی برای مدیران انجام می شود. این یک مرور کلی کوتاه و اقناعی از همه چیز در گزارش است. مقدمه ممکن است حاوی اطلاعات بسیار مشابه باشد ، اما تمرکز آن بر ارائه یک مرور کلی فنی و فنی از همه چیز در گزارش است. هدف آن اطلاع رسانی است ، نه ترغیب.

بیایید با جزئیات بیشتری به برخی از قسمت های گزارش نگاهی بیندازیم.

صفحه عنوان

صفحه عنوان مخاطبان را در اختیار مخاطبان قرار می دهد:

• نام گزارش
  • این باید 2 اینچ از حاشیه بالا در حروف بزرگ ظاهر شود.
  • "آماده برای" را در یک خط تایپ کنید ، و به دنبال آن دو خط جداگانه که نام سازمان دریافت کننده و سپس شهر و ایالت را ارائه می دهد. برخی از گزارش ها ممکن است شامل یک خط اضافی باشد که نام یک شخص خاص را نشان می دهد.
  • "تهیه شده توسط" را بر روی یک خط تایپ کنید ، به دنبال آن نام (های) نویسنده (ها) و سازمان آنها ، همه در خطوط جداگانه.
  • این تاریخ ممکن است با تاریخ نگارش گزارش متفاوت باشد. باید 2 اینچ بالاتر از حاشیه پایین ظاهر شود.

  موارد موجود در صفحه عنوان باید به طور مساوی از یکدیگر فاصله داشته باشند.

  

  یادداشتی در مورد شماره صفحه:

  صفحه عنوان نباید شامل شماره صفحه باشد ، اما این صفحه به عنوان صفحه "i" شمارش می شود. از ویژگی های نرم افزار برای ایجاد دو بخش برای گزارش خود استفاده کنید. سپس می توانید از دو نوع مختلف طرح شماره گذاری استفاده کنید. هنگام شماره گذاری صفحات (به عنوان مثال ، I ، II ، III و غیره) برای یک گزارش رسمی ، از اعداد رومی کوچک برای همه اجزای ماده جلو استفاده کنید. از شماره های عربی برای سایر صفحات زیر استفاده کنید. علاوه بر این ، اگر قصد اتصال گزارش در سمت چپ را دارید ، حاشیه سمت چپ را حرکت داده و 0. 25 اینچ را به سمت راست حرکت دهید.

  نامه ی معرفی

  یک نامه انتقال موضوع گزارش را به گیرنده (های) اعلام می کند.

  در صورت کاربرد ، بند اول باید مشخص کند که چه کسی گزارش را مجاز کرده است و چرا گزارش قابل توجه است. هدف از گزارش را در بند اول نیز تهیه کنید. پاراگراف بعدی باید به طور خلاصه تحقیقات اولیه و ثانویه گزارش را مشخص ، طبقه بندی و توصیف کند. از پاراگراف پایانی برای ارائه در مورد گزارش استفاده کنید. همچنین مرسوم است که با تشکر از خواننده برای وقت و توجه خود ، نتیجه بگیریم.

  نامه انتقال باید به عنوان یک نامه تجاری قالب بندی شود. برخی از نویسندگان گزارش ترجیح می دهند به جای آن یادداشتی از انتقال ارسال کنند.

  هنگام در نظر گرفتن مخاطبان خود برای نامه یا یادداشت انتقال ، اطمینان حاصل کنید که از یک سطح تشریفات مناسب برای رابطه خود با خواننده استفاده می کنید. در حالی که تمام نامه ها باید حاوی زبان حرفه ای و محترمانه باشند ، نامه ای به شخصی که نمی شناسید باید توجه بیشتری به تشریفات انتخاب و لحن کلمه داشته باشد.

  فهرست مطالب

  صفحه فهرست مطالب شامل عناوین و عناوین ثانویه گزارش و شماره صفحه آنها است و اعضای مخاطب را قادر می سازد تا به سرعت بخش های خاصی از گزارش را پیدا کنند. از رهبران (یعنی نقاط فاصله یا بدون نقص) برای هدایت چشم خواننده از عناوین به شماره صفحه خود استفاده می شود.

  

  کلمات "فهرست مطالب" باید در بالای صفحه در تمام حروف بزرگ و پررنگ ظاهر شود. عناوین قطعات گزارش اصلی را در تمام حروف بزرگ نیز تایپ کنید ، فاصله مضاعف بین آنها. عناوین ثانویه باید با استفاده از ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک ، مجزا و مجرد باشند.

  خلاصه اجرایی

  خلاصه اجرایی ، مروری بر این گزارش را ارائه می دهد که می تواند به عنوان وسیله صرفه جویی در وقت توسط گیرندگان که وقت ندارند کل گزارش را بخوانند ، استفاده شود.

  خلاصه اجرایی باید شامل:

  • خلاصه هدف
  • نمای کلی یافته های کلیدی
  • شناسایی نتیجه گیری
  • نمای کلی توصیه ها

  برای شروع ، "خلاصه اجرایی" را در تمام حروف بزرگ و محور تایپ کنید. این سر کاربردی را با پاراگراف هایی که شامل اطلاعات فوق است ، دنبال کنید ، اما از عناوین سطح اول برای جدا کردن هر مورد استفاده نکنید. هر پاراگراف اطلاعات باید با فاصله مضاعف بین پاراگراف ها به صورت یک فاصله باشد. همه چیز به جز عنوان باید در سمت چپ قرار بگیرد.

  خلاصه اجرایی معمولاً ده درصد از طول گزارش است. به عنوان مثال ، یک گزارش ده صفحه ای باید خلاصه یک صفحه را ارائه دهد. یک گزارش 100 صفحه ای باید خلاصه ای داشته باشد که تقریباً ده صفحه باشد.

  خلاصه اجرایی معمولاً به عنوان مهمترین بخش گزارش دیده می شود و باید آخرین آن نوشته شود. وقتی خلاصه اجرایی را می نویسید ، تصور کنید که از مهمترین عضو مخاطب خود در کنار هم نشسته اید. اگر فقط چند دقیقه فرصت دارید با آنها صحبت کنید ، می خواهید آنها چه چیزی را بدانید؟چه قانع کننده ای خواهد بود؟

  معرفی

  بدنه گزارش رسمی با مقدمه آغاز می شود. مقدمه مرحله گزارش را تعیین می کند ، روشن می کند که چه چیزی نیاز (ها) آن را انگیزه می دهد و به خواننده کمک می کند تا بفهمد که این گزارش از چه ساختاری پیروی خواهد کرد.

  اکثر گزارش ها به عناصر زیر می پردازند: اطلاعات پیش زمینه ، مشکل یا هدف ، اهمیت ، دامنه ، روش ها ، سازمان و منابع. همانطور که ممکن است متوجه شده باشید ، برخی از قسمت های یک گزارش رسمی اهداف مشابهی را برآورده می کنند. اطلاعات مربوط به نامه انتقال و خلاصه اجرایی ممکن است در مقدمه تکرار شود. برای جلوگیری از تکراری صدا ، اطلاعات را دوباره کلمه بندی کنید.

  

  برای شروع این بخش ، "پس زمینه" یا "مقدمه" را در تمام حروف بزرگ تایپ کنید. این سر عملکردی باید با اطلاعات مشخص شده در بالا (یعنی اطلاعات پیش زمینه ، مشکل یا هدف و غیره) دنبال شود. نیازی به استفاده از عناوین سطح اول در این بخش نیست. از آنجا که این بخش شامل اطلاعات پیش زمینه است ، این مکان مناسب برای رفع نیازهای مخاطبان است که ممکن است به دانش دیگری در مورد موضوع نیاز داشته باشند. در صورت لزوم تعاریف از اصطلاحات فنی و دستورالعمل در مورد پروژه کلی را ارائه دهید. اگر مطمئن نیستید که مخاطبان شما به اطلاعات خاصی احتیاج دارند ، پیش بروید و آن را درج کنید. بهتر است به خواننده خود کمی پیش زمینه بیش از اندازه کافی بدهید.

  بحث در مورد یافته ها

  بخش بحث در مورد یافته ها شواهدی را برای نتیجه گیری شما ارائه می دهد.

  این بخش کلیدی باید با دقت سازماندهی شود تا خوانایی داشته باشد.

  الگوهای سازمانی مفید برای یافته های گزارش شامل: اما محدود به:

  • بهترین مورد/بدترین مورد
  • مقایسه/تضاد
  • وقار
  • جغرافیا
  • اهمیت
  • الگوی روزنامه نگاری

  وقتی فکر می کنید مخاطب ممکن است علاقه به موضوع داشته باشد ، از بهترین حالت/بدترین حالت سازمانی استفاده کنید. هنگام بررسی موضوعی با گزینه های واضح برای راه حل پیشنهادی خود ، استفاده از الگوی مقایسه/کنتراست را در نظر بگیرید. الگوهای جغرافیایی به طور مؤثر برای موضوعاتی که توسط مکان مورد بحث قرار می گیرند کار می کنند.

  هنگام توصیف سازمان گزارش در پاراگراف اول ، به طور گسترده ای را مشخص کنید که چگونه مواد موجود در گزارش به جای بیان اینکه گزارش از یک الگوی خاص استفاده می کند (به عنوان مثال زمان شناسی ، جغرافیا) استفاده می کند. به عنوان مثال ، بنویسید ، "یافته های تحقیق به روندهای برنامه درسی در سه استان می پردازد: (الف) بریتیش کلمبیا ، (ب) آلبرتا ، و (ج) انتاریو" ، نه ، "این گزارش از یک الگوی سازمانی جغرافیایی استفاده می کند."

  پاراگراف اول را با عنوان سطح اول دنبال کنید. از عناوین سطح اول برای سایر بخش های اصلی این بخش استفاده کنید. عناوین سطح اول باید با حروف پررنگ و بزرگ ظاهر شوند. عناوین سطح اول را مرکز کنید ، اما هر عنوان سطح دوم را با حاشیه سمت چپ تراز کنید. هر عناوین سطح دوم را در حروف جسورانه ، بالا و کوچک تایپ کنید.

  همانطور که ارائه ، تفسیر و تجزیه و تحلیل شواهد ، استفاده از متن و گرافیک را در نظر بگیرید. در نظر بگیرید که درک مخاطبان شما ساده ترین خواهد بود.

  استنادها را برای کلیه مواد نقل شده یا پاراگراف از منابع نیز شامل می شود. با سازمان خود بررسی کنید که آیا آنها استناد به پرانتتیک یا پاورقی را ترجیح می دهند.

  گرافیک ادغام

  نویسندگان گزارش رسمی از گرافیک برای ارائه داده ها به اشکال مختلف استفاده می کنند. پاراگرافهای متن و داده های پیچیده یا عددی تمایل به پایین آمدن خوانندگان دارند و گرافیک را به یک پیشرفت مفید تبدیل می کند. گرافیک همچنین درک داده ها را آسان تر می کند ، بنابراین گاهی اوقات تأثیر بیشتری بر مخاطب می گذارد.

  دانستن اینکه چه زمانی - و چگونه - استفاده از گرافیک ، کلید اصلی ادغام موفقیت آمیز آنها است. نگه داشتن مخاطب نیز بسیار مهم است. در مورد ایجاد نمودارها و نمودارها در فصل استراتژی های ارتباطی بصری اطلاعات بیشتری کسب خواهید کرد.

  نتیجه گیری و توصیه ها

  بخش نتیجه گیری و توصیه ها نتایج کلیدی حاصل از تجزیه و تحلیل را در بخش بحث در مورد یافته ها منتقل می کند. تا این لحظه ، خوانندگان داده های موجود در گزارش را با دقت بررسی کرده اند. آنها اکنون به طور منطقی آماده خواندن نتیجه گیری ها و توصیه های گزارش هستند.

  "نتیجه گیری و توصیه ها" را در تمام حروف بزرگ تایپ کنید. با نتیجه گیری گزارش ، این سر عملکردی را دنبال کنید. نتیجه گیری باید به هر سؤال تحقیقاتی که در اوایل گزارش مطرح شده بود ، پاسخ دهد. نتیجه گیری را در یک لیست ذکر شده یا گلوله برای تقویت خوانایی ارائه دهید.

  توصیه ها یک دوره عملی را ارائه می دهند و باید به هر مشکلی یا سؤالات تحقیق نیز پاسخ دهند. به انتظارات مخاطبان خود فکر کنید. آیا به تمام الزامات آنها پرداخته شده است؟

  آثار ذکر شده

  تمام گزارش های رسمی باید شامل یک صفحه ذکر شده آثار باشد. صفحه وی منابع ذکر شده در گزارش را مستند می کند. گیرنده (های) گزارش همچنین می تواند برای یافتن منابع برای تحقیقات بیشتر به این صفحه مراجعه کند.

  پیروی از MLA (انجمن زبان مدرن) ، CMS (کتابچه راهنمای سبک شیکاگو) یا APA (انجمن روانشناسی آمریکا) برای مدخل در این صفحه قابل قبول است. همه منابع را به صورت حروف الفبا ترتیب دهید. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نحوه قالب بندی ورودی ها برای منابع چاپی و الکترونیکی در صفحه استناد شده به آخرین نسخه از کتابچه راهنمای مناسب مراجعه کنید

  نتیجه

  در حالی که ممکن است در ابتدا برخی از قوانین قالب بندی خسته کننده به نظر برسد ، آنها لازم هستند تا مخاطبان شما گزارش را بهتر درک کنند. استفاده از یک فرمت تنظیم شده ، یک سازمان جهانی تر را فراهم می کند که همه درک کنند. آگاهی از نیازها و انتظارات مخاطبان شما باعث می شود گزارشی قوی باشد که کارمند شما را برآورده کند و صلاحیت شما را در حوزه شما نشان دهد.

  دانشتان را امتحان کنید

  درک بخش های گزارش می تواند چالش برانگیز باشد ، بنابراین دانش خود را با کشیدن بخشی از گزارش به تعریف آن آزمایش کنید.

  توضیحات تصویر

  شکل 11. 1 توضیحات تصویر: این یک نمودار از صفحه عنوان گزارش است. 2 اینچ را بین بالا و عنوان گزارش (که باید در حروف بزرگ باشد) بگذارید ، سپس در وسط صفحه بنویسید که گزارش برای آن تهیه شده است. 3/4 از راه پایین صفحه ، بگویید که این گزارش برای چه کسی تهیه شده است. سپس تاریخ ارسال شده را بنویسید.[بازگشت به شکل 11. 1]

  شکل 11. 2 توضیحات تصویر: یک نمونه نمونه از مطالب و لیست ارقام. از حروف بزرگ برای قطعات اصلی استفاده کنید و از رهبران برای هدایت چشم خواننده به شماره صفحه استفاده کنید. لیست ارقام باید از جدول مطالب جدا باشد.[بازگشت به شکل 11. 2]

  شکل 11. 3 توضیحات تصویر: یک صفحه بدنه نمونه مقدمه. این یکی به "مشکل" (همه با حروف بزرگ ، جسورانه و در مرکز) و پس زمینه جدا می شود. هر پاراگراف با فاصله مضاعف بین پاراگراف ها قرار دارد.[بازگشت به شکل 11. 3]